Zarządzanie Nieruchomościami

NAI Estate Fellows oferuje pełen zakres usług zarządzania nieruchomościami. Nasze usługi obejmują administrację nieruchomości i archiwizację dokumentów, bieżące zarządzanie nieruchomością, dostawcami usług, kwestiami technicznymi oraz relacjami z najemcami.

Wierzymy, że efektywne zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi to kluczowy czynnik w budowaniu ich wartości.
W pracy z nieruchomością koncentrujemy się na procesach zarządczych oraz budowaniu silnych i trwałych relacji z jej najemcami
. Proces zarządzania opieramy na zaawansowanych narzędziach informatycznych, które optymalizują czas pracy naszych zarządców i pozwalają im na skoncentrowaniu się na szukaniu optymalnych rozwiązań dla nieruchomości n. Takie podejście nie tylko gwarantuje doskonałą jakość obsługi, ale i sprawia iż nasi pracownicy przeznaczają czas na biską współpracę z najemcami.

Nasz zespół tworzą wykwalifikowani i zaangażowani specjaliści, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów o różnej specyfice i stopniu skomplikowania. Rozumiemy specyfikę pracy naszych Klientów, dlatego działania, które podejmujemy przy zarządzaniu nieruchomością zawsze są dostosowane do ich indywidualnych oczekiwań. Dzięki obecności na rynkach lokalnych, między innymi w Warszawie, Poznaniu, Łodzi, Gdyni, Gdańsku i Wrocławiu, dysponujemy bogatą wiedzą na temat specyfiki i warunków rynkowych. Mamy również dostęp do lokalnych podwykonawców, dzięki czemu jesteśmy w stanie zaproponować naszym Klientom efektywne ekonomicznie rozwiązania.

Szczegółowa lista naszych usług obejmuje:


 

Zarządzanie nieruchomościami:

Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi stanowi wyzwanie, które warto powierzyć doświadczonym profesjonalistom takim jak NAI Estate Fellows. Korzyści jakie płyną ze współpracy z nami nie sprowadzają się jedynie do optymalizacji własnych kosztów osobowych poprzez oddanie nieruchomości w zarządzanie firmie zewnętrznej. Współpraca z nami to również pewność spełniania wszystkich przepisów prawa budowlanego nałożonych na Właścicieli nieruchomości, gwarancja kompletności i prawidłowego administrowania dokumentacją nieruchomości, a także optymalizacja kosztów jej funkcjonowania.

W ramach zarządzania nieruchomością oferujemy następujące usługi:

  • Administrowanie oraz dbanie z należytą starannością o stan nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami prawa
  • Archiwizacja dokumentacji papierowej i elektronicznej
  • Przygotowanie i wdrażanie procedur budynkowych
  • Przygotowanie deklaracji podatkowych i środowiskowych
  • Obsługa formalności ubezpieczeniowych
  • Prowadzenie KOB i bieżącej dokumentacji technicznej obiektów zgodnie
    z przepisami prawa
  • Przygotowywanie planów remontów i propozycji nakładów inwestycyjnych
  • Kontrola realizacji umów zapewniających dostawę mediów i innych usług związanych z technicznym funkcjonowaniem obiektów
  • Zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji obiektów
  • Zlecanie i nadzór nad wykonywaniem obligatoryjnych przeglądów okresowych
  • Nadzór nad firmami serwisowymi w zakresie:
    • utrzymania sprawności wszystkich instalacji technicznych, powierzchni wspólnych oraz innych urządzeń.
    • utrzymania porządku i czystości wszystkich pomieszczeń, urządzeń, terenów zewnętrznych oraz konserwacja zieleni
    • ochrony nieruchomości
  • Optymalizacja budżetów eksploatacyjnych nieruchomości
  • Nadzór nad pracami realizowanymi w zakresie budżetów CAPEX

 

Zarządzanie portfelowe

Proces zarządzania portfelem opiera się na ciągłej optymalizacji wartości nieruchomości, Nasi specjaliści we współpracy z Klientem opracowują indywidualną strategię dla każdej nieruchomości uwzględniającą aktualne cele Klienta. Zdajemy sobie sprawę, iż nieruchomości są produktami inwestycyjnymi i w zależności od strategii inwestycyjnej priorytety Klienta mogą być różne. W przypadku inwestycji długoterminowej najważniejsze będzie utrzymanie stabilnych przychodów i dobrego stanu technicznego. Krótsze strategie inwestycyjne cechować będzie bardziej agresywna polityka w stosunku do kosztów.

Powierzając swój portfel obsłudze NAI Estate Fellows, nasi Klienci otrzymują:

  • Dostęp do najnowszych rozwiązań z zakresu zarządzania oraz wieloletniej wiedzy naszych specjalistów, pozwalający na planowanie wydatków inwestycyjnych oraz optymalizację kosztów eksploatacyjnych nieruchomości.
  • Dostęp do szerokiej bazy dostawców usług dla nieruchomości, gwarantujący pełne rozpoznanie rynku w zakresie cen usług oraz jakości oferowanych przez kontrahentów
  • Uczestnictwo w grupowych przetargach na zakup energii elektrycznej umożliwiające uzyskanie znacznie korzystniejszej ceny zakupu energii elektrycznej niż w przypadku zakupów indywidualnych
  • Profesjonalny budżet nieruchomości oraz plan zarządzania, przygotowany w oparciu o wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu kilkudziesięcioma obiektami komercyjnymi
  • Szybkie przeprowadzenie procesu due diligence w przypadku sprzedaży nieruchomości
  • Szybki dostęp on-line do danych finansowych nieruchomości, w tym dostęp do analitycznych raportów kosztów, prognozy cash-flow oraz zestawień zadłużenia pozwalających na szybsze podejmowanie trafnych decyzji z zakresu asset management.

 

Obsługa najemców:

Najemcy stanowią o sile nieruchomości, a na wysokokonkurencyjnym rynku, utrzymanie obecnych najemców jest równie ważne, co pozyskanie nowych. Budowanie długoterminowych relacji z najemcami nieruchomości to dla nas najwyższy priorytet w procesie zarządzania. Nasze doświadczenie i sukces w obsłudze najemców potwierdzają liczne referencje udzielone przez firmy zajmujące powierzchnię w zarządzanych przez nas nieruchomościach.

Właścicielom nieruchomości oferujemy następujące usługi związane z obsługą najemców:

  • Prowadzenie wykazu najemców i ewidencji wynajmowanych powierzchni
  • Obsługa przekazania powierzchni najemcom
  • Kontrola terminów wynikających z umów najmu najemców (zabezpieczenia umów najmu, polisy OC najemców)
  • Prowadzenie rozliczeń najemców w zakresie czynszu oraz kosztów eksploatacyjnych przedmiotu najmu
  • Prowadzenie w imieniu Właściciela korespondencji z najemcami
  • Utrzymywanie dobrych relacji z Najemcami, nastawione na utrzymywanie długoterminowej współpracy
  • Opracowanie podręcznika najemcy nieruchomości
  • Wspieranie Najemców w znalezieniu optymalnych rozwiązań dla wykorzystania powierzchni najmu

 

Raportowanie i budżetowanie:

Jesteśmy świadomi, że różne osoby odczytują zestawienia finansowe, takie jak budżety i raporty w różny sposób. Jesteśmy w stanie dostosować nasze  raporty do Twoich indywidualnych potrzeb. Dla niektórych naszych Klientów zestawienie składające się z samych liczb jest wygodne, ponieważ przetwarzają oni wartości liczbowe w swoim własnym oprogramowaniu używanym do obsługi finansowej nieruchomości. Dla innych, którzy mają ograniczony czas na analizę danych lub po prostu nie są miłośnikami liczb, graficzna prezentacja danych w formie wykresów będzie bardziej pożądaną metodą prezentacji. Jedno spojrzenie na nasz raport wystarczy aby mieć ogólny obraz tego, co dzieje się w nieruchomości.

Oferujemy następujące usługi:

Raportowanie:

  • realizacji budżetów przychodów i kosztów
  • stanu zadłużenia i zabezpieczeń Najemców
  • szczegółowego zestawienia najemców i powierzchni
  • przepływów pieniężnych
  • wyników najemców i centrów handlowych (obroty, footfall)

Przygotowanie budżetów dla nieruchomości:

  • przychodów
  • kosztów eksploatacyjnych
  • kosztów mediów
  • wydatków CAPEX

 

Obsługa finansowo – księgowa zarządzanej nieruchomości

Zespół NAI Estate Fellows wspiera właścicieli nieruchomości w realizacji celów finansowych dostarczając im kompleksowej i rzetelnej informacji. Dzięki nam właściciel oszczędza czas i minimalizuje koszty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i finansów nieruchomości. Bogata funkcjonalność naszego oprogramowania pozwala nam na świadczenie usług przy użyciu jednego systemu, a jednocześnie nie wyklucza możliwości współpracy z innymi systemami należącymi do klienta. Wysoka elastyczność umożliwia szybkie dostosowanie się do zmian/potrzeb naszych zleceniodawców.

Oferta obsługi finansowo – księgowej obejmuje:

  • Wystawianie faktur czynszowych i zaliczkowych na Najemców
  • Przyjmowanie, weryfikacja i alokacja faktur kosztowych
  • Prowadzenie odczytów liczników mediów i wystawianie refaktur kosztów mediów na najemców
  • Prowadzenie analizy kosztów eksploatacyjnych nieruchomości
  • Przeprowadzenie indeksacji czynszów oraz zabezpieczeń Najemców
  • Przygotowanie analiz finansowych nieruchomości
  • Prowadzenie działań windykacyjnych
  • Opieka nad rachunkami bankowymi, realizacja płatności z rachunku opłat eksploatacyjnych
  • Zarządzanie przepływami pieniężnymi na rachunku opłat eksploatacyjnych

 

Marketing nieruchomości

Do każdej nieruchomości podchodzimy indywidualnie. Nasze działania mają na celu stworzenie miejsca atrakcyjnego i przyjaznego konsumentom i użytkownikom, cieszącego się dużą popularnością. Miejsca, które będzie spełniało potrzeby i oczekiwania klientów dzięki odpowiedniemu doborowi oferty handlowej, usługowej i komunikacyjnej.

Usługi związane z wdrożeniem planu marketingowego (dla centrów handlowych):

  • Opracowanie planu marketingowego, zgodnie z ogólną strategią centrum.
  • Przygotowanie badań marketingowych, w tym badania wśród najemców i klientów centrum
  • Koordynację akcji marketingowych z udziałem najemców – opracowanie wytycznych dla najemców, integrację programu marketingowego
  • Ocenę budżetów i planów marketingowych pod kątem skuteczności

Usługi związane z bieżącą obsługą marketingową (dla centrów handlowych):

  • Tworzenie rozwiązań organizacyjnych – począwszy od usług świadczonych wewnętrznie, aż do wsparcia outsourcingu przez organizację przetargów na usługi marketingowe (w zależności od wielkości i potrzeb projektu)
  • Nadzorowanie pracy agencji zewnętrznych (agencji kreatywnej, eventowej, mediowej oraz produkcji i druku materiałów reklamowych)
  • Koordynację działań marketingowych najemców
  • Budowanie relacji z lokalnymi instytucjami i mediami
  • Analizowanie wyników centrum handlowego i najemców
  • Przygotowywanie miesięcznych raportów marketingowych na temat bieżącej działalności marketingowej
  • Opracowanie biuletynu informacyjnego dla najemców

 

Zarządzanie projektami

Zespół NAI Estate Fellows rozumie, że oszczędność czasu i pieniędzy oraz wsparcie Klienta w wykorzystaniu potencjału nieruchomości, są jednymi z największych korzyści jakie możemy dostarczyć naszym klientom. Jesteśmy w stanie zwiększyć wartość nieruchomości dzięki naszej wiedzy w obszarach takich jak doradztwo budowlane, zarządzanie procesem budowy, wprowadzanie inicjatyw proekologicznych, opracowywanie harmonogramów remontowych oraz podnoszenie wartości nakładów inwestycyjnych.

Nadzorując wszystkie części projektu optymalizujemy czas potrzebny na jego realizację i minimalizujemy ilość błędów. Posiadamy sprawdzone relacje z ekspertami branżowymi i producentami, dzięki czemu jesteśmy w stanie dostarczyć najlepszy poziom usług dla każdego z zarządzanych projektów.

Zakres usług:

  • Planowanie i budżetowanie
  • Organizowanie przetargów na roboty budowlane i prace specjalistyczne
  • Nadzór nad projektem
  • Ocena i rozliczanie kosztów projektu